Qué se rompe cuando un cliente cambia de proveedor de nómina a mitad de año

Un cliente se pasa a tu firma en junio. El proveedor anterior entrega un reporte, cargás a los empleados y la primera nómina sale limpia. Nada parece mal — y ese es el problema. Los errores de un cambio a mitad de año no aparecen en la primera nómina. Aparecen en enero, en un W-2.

Los topes anuales son del empleado, no del proveedor

El Seguro Social se corta en una base salarial cada año — $184,500 en 2026. FUTA aplica sobre los primeros $7,000 por empleado. El desempleo estatal tiene su propia base. Los tres son por empleado y por año calendario, y ninguno se reinicia porque el software sí lo hizo.

Un sistema que empieza a contar desde cero en junio va a seguir reteniendo Seguro Social pasado el tope y va a seguir cobrando FUTA sobre salarios ya gravados. Al empleado se le retiene de más; el empleador paga de más; y el W-2 que sale en enero viene corto en los salarios que pagó el proveedor anterior.

El motivo está claro en la Publicación 15: un servicio de nómina es un agente, no el empleador. Usa el EIN del empleador y el empleador sigue siendo responsable de sus obligaciones. Mismo empleador, mismo EIN, mismo año: un único acumulado.

Cambiar de proveedor no es una adquisición

Existe una regla real para arrastrar bases salariales, y es sobre comprar un negocio, no sobre cambiar de software. La Publicación 15 dice que cuando una adquisición corporativa cumple ciertos requisitos, los salarios pagados por el predecesor se tratan como pagados por el sucesor para aplicar el tope del Seguro Social — con el ejemplo de un empleado al que ya le pagaron $2,000: queda sujeto sobre los primeros $182,500 ($184,500 menos $2,000). FUTA tiene su disposición equivalente de empleador sucesor.

Si tu cliente simplemente cambió de proveedor, nada de eso aplica, porque no hubo empleador predecesor. Hay un solo empleador que viene pagando salarios todo el año.

¿Un W-2 o dos?

Acá es donde las firmas adivinan más seguido. Para una adquisición de verdad, el Rev. Proc. 2004-53 da dos opciones. Con el procedimiento estándar (Sección 4), cada parte reporta lo que pagó y el empleado recibe dos W-2. Con el procedimiento alternativo (Sección 5), el sucesor emite un W-2 combinado que incluye los salarios pagados y los impuestos retenidos por los dos, y el predecesor queda relevado de presentar la Copia A de esos empleados.

En un cambio de proveedor sin cambio de empleador no entra ninguno de los dos: el EIN no cambió, y el empleado recibe un W-2 por el año que cubre todo. Lo que significa que alguien tiene que arrastrar las cifras anteriores — y ese alguien es el sistema que corre la nómina en diciembre.

La falla que hay que evitar: que el proveedor viejo y el nuevo emitan cada uno un W-2 bajo el mismo EIN. La SSA recibe dos formularios parciales de una persona y marca la inconsistencia.

Qué pedirle al proveedor que se va

• Salario bruto acumulado del año por empleado, hasta la última fecha de pago que procesó.
• Retención federal, y salarios e impuestos de Seguro Social y Medicare, por separado.
• Salarios y retención estatal, por estado.
• Salarios gravables de FUTA y de desempleo estatal por empleado — no solo el impuesto pagado.
• Copias de cada declaración ya presentada del año, y los depósitos que las respaldan.
• Una respuesta por escrito sobre si van a emitir los W-2 de su parte.

Pedí las cifras en vez de estimarlas desde un talón de pago. Las bases salariales son el único lugar donde una aproximación es indistinguible de un número correcto hasta que cierra el año.

PayrollPro registra lo que ya pagó el proveedor anterior, por empleado, y lo aplica a cada tope y al W-2 — y se niega a adivinar la única decisión que no es nuestra: quién emite el formulario consolidado.