Las preguntas que hacen las firmas

Incluidas las de respuesta incómoda.

¿Para qué estados puede correr nómina PayrollPro?

Carolina del Norte, Virginia y Maryland. Está implementada la fórmula de retención propia de cada estado, con las tasas de condado de Maryland y las reglas de reciprocidad que deciden qué estado retiene cuando alguien vive en uno y trabaja en otro. Otros estados no están soportados hoy.

¿Quién mueve el dinero?

El propio banco del empleador. PayrollPro arma el archivo NACHA del neto y los archivos CCD+ con addenda TXP para los depósitos de impuestos, y el empleador los origina desde su cuenta. Nunca retenemos fondos del cliente, lo que deja a la firma y a la plataforma completamente fuera de la transmisión de dinero.

¿Los formularios 941 y 940 se presentan de verdad en forma electrónica, o es un PDF?

Se transmiten al IRS por Modernized e-File como Reporting Agent, lo que exige un Formulario 8655 firmado por empleador. La plataforma también genera los PDF oficiales, pero la presentación es electrónica. Un número de envío significa que el IRS lo recibió; el trimestre se cierra recién cuando el acuse vuelve Aceptado, y la plataforma espera ese acuse.

¿Qué pasa con los W-2?

La plataforma produce el archivo EFW2 que especifica la Administración del Seguro Social, y un solo archivo puede llevar a todos los empleadores de la firma en vez de una carga por cliente. Subirlo a Business Services Online de la SSA todavía lo hace una persona: su servicio web está cerrado a nuevos transmisores, así que no hay API que usar.

Un cliente se pasa a nosotros a mitad de año. ¿Qué se rompe?

Los topes anuales. El Seguro Social, FUTA y el desempleo estatal son por empleado por año, no por proveedor, así que un sistema nuevo que empieza a contar desde cero cobra de más y emite un W-2 incompleto. PayrollPro registra lo que el proveedor anterior ya pagó por empleado y lo aplica a cada tope. La única decisión que no puede tomar por vos es quién emite el W-2 consolidado — si los dos proveedores emiten uno bajo el mismo EIN, la SSA lo marca.

¿Puedo darle acceso a un asistente solo a algunos clientes?

Sí, y lo imponen políticas de la base de datos, no botones escondidos. El asistente ve solo los empleadores que le asignás, y puede crear nuevos que se agregan a su propia lista. Presentar al IRS no se delega: firmar como Reporting Agent usa la credencial de la firma y queda con quien la tiene.

¿Es marca blanca de verdad, o hay un "powered by" en algún lado?

Tu logo, tus colores y tu propio dominio, incluso en los correos que la plataforma le manda a los empleados. El pie de este sitio público lleva el nombre de nuestra compañía; la aplicación que ve tu cliente lleva el tuyo.

¿Qué sigue haciendo una persona?

Subir el archivo de W-2 a la SSA, subir los reportes de salarios y reconciliaciones al portal de cada agencia, y que el empleador mande los archivos de pago por su banco. Son límites de las agencias y de la banca, no carencias que escondamos — la página de funcionalidades marca cada una.

¿Manejan los formularios 1099 de contratistas?

No. La presentación de contratistas se mudó a un producto aparte y no es parte de PayrollPro ni de esta suscripción.

¿Hay prueba gratis?

No hay prueba de autoservicio. La nómina toca sueldos y presentaciones reales, así que empezamos con una demostración usando la nómina real de uno de tus clientes y configuramos la firma con vos.