Desde que alguien entra a trabajar hasta que el IRS dice Aceptado
Cinco etapas. Cada una separa lo que hace la firma de lo que hace la plataforma, para que sepas antes de contratar dónde se te va el tiempo de verdad.
1. Dar de alta al empleador
- Vos
- Cargás el negocio, su EIN, sus cuentas estatales y su frecuencia de depósito. Se firma el Formulario 8655 para que la firma pueda presentar como Reporting Agent — la plataforma lo llena, captura la firma electrónica con su evidencia y lo manda por fax al IRS.
- La plataforma
- Valida el formato del EIN y de las cuentas estatales, deriva el calendario de depósitos federales, y empieza a seguir qué inscripciones todavía faltan.
2. Juntar los formularios del empleado
- Vos
- Mandás un enlace. Nada que imprimir.
- La plataforma
- Un formulario para teléfono lleva al empleado por sus datos, el W-4 federal y el formulario del estado donde trabaja —NC-4, VA-4 o MW507— y le guarda el avance si lo cierra. Genera el PDF firmado para el archivo.
3. Correr la nómina
- Vos
- Cargás horas o confirmás sueldos, revisás los números, aprobás.
- La plataforma
- Calcula la retención federal desde el W-4, incluido el paso de empleos múltiples; la fórmula propia de cada estado; el Seguro Social hasta la base anual; Medicare con la tasa adicional sobre el umbral; FUTA y SUTA contra sus bases; y los embargos en su orden legal.
4. Pagar a empleados y agencias
- Vos
- Subís el archivo que tu banco espera, o lo hace el empleador desde su propia banca en línea.
- La plataforma
- Arma el archivo NACHA del neto y archivos CCD+ con addenda TXP para los depósitos de impuestos. Nunca retiene el dinero: cada transferencia la origina el banco del empleador.
5. Presentar y confirmar
- Vos
- Aprobás la declaración. Después leés el acuse.
- La plataforma
- Transmite los formularios 941 y 940 al IRS, consulta el acuse con una frecuencia que el IRS tolera, y marca el trimestre cerrado solo cuando la respuesta es Aceptado. Un rechazo vuelve con la regla que lo causó.
Lo que queda en tus manos
- La relación con el cliente, la marca y el dominio.
- Lo que cobrás. La tarifa de la plataforma no crece con la cantidad de empleados de tus clientes.
- La autoridad para presentar: firmar como Reporting Agent usa la credencial del IRS de la propia firma y queda con quien la tiene.
Veamos tu caso con tus propios números
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